En el
presente artículo proponemos analizar sobre el "costo extra" que acarrea no atender a todos los interesados de un Proyecto. Como ven desarrollamos de la teoría de una de las ultima incorporaciones del Instituto
de Gestión de Proyectos (PMI, USA, 2013), los denominados interesados o su término en ingles stakeholders.
Como la
mayoría de mis estimados lectores saben, esta teoría se introduce en los años 80
por E. Freeman, con el objetivo de estudiar el logro de objetivos de una
Organización, y los beneficiarios de estos logros.
El
atractivo social de la teoría no escapa a que relacionemos la Gestión
de los Stakeholders, con similitud a la Gestión de proyectos en el
sector público (Administraciones, Gobiernos, etc.) por estar ligado íntimamente
al concepto del "bien común".
Más allá
de lo interesante de analizar las teorías en cuanto a la Gestión de Proyectos,
lo más interesante y valorables, es la capacidad de observar las situaciones
reales en las cuales se aplican o pudieran aplicarse las mismas.
¿Quiénes son los interesados o stakeholders?
"Cualquier
grupo o individuo que pueda afectar o ser afectado por la consecución de los
objetivos del Proyecto. " (Freeman, 1984).
El
proceso de identificar los interesados en el proyecto es claramente parte de la
etapa de Planificación. Será importante crear el registro de interesados para
la Gestión de los mismos, ya que como intuimos la clave será de balancear los
intereses de cada uno, y realizar un estudio de cuál es el poder de incidencia
de cada uno de los interesados en el cumplimiento de los Objetivos del
Proyecto.
Los interesados
o Stakeholders:
- Son todas aquellas partes que podrían ser
impactados positiva o negativamente al término del proyecto.
- Pueden ganar o perder a
través del éxito o fracaso del proyecto.
- Pueden tener diferentes
niveles de autoridad, los cuales afectarán su forma de ejercer influencia
sobre el proyecto y sus entregables.
- Serán afectados por los resultados del proyecto.
STAKEHOLDERS
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INTERNOS
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EXTERNOS
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1.CLIENTES
INTERNOS
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1. CLIENTES EXTERNOS
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2.PATROCINADOR
DEL PROYECTO
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2. GRUPOS DE USUARIOS
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3.EQUIPO
CENTRAL DEL PROYECTO
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3.
PROVEEDORES
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4.PROVEEDORES
DE RECURSOS FUNCIONALES
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4. CONTRATISTAS
Y CONSULTORES
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5.SUPERVISOR
DEL ADMINISTRADOR DEL PROYECTO
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6.DIFERENTES
GRUPOS DE APOYO
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Ciertamente, muchas veces algunas
organizaciones que impulsan proyectos, por error, no identifican a los interesados de manera de poder
involucrarlos en la Gestión desde la misma etapa de Planificación, es por ello que
se producen "errores" de alto costo. En una Ciudad Argentina se
decidió, desde el Gobierno Municipal llevar adelante una política con el objetivo de
aumentar el uso del Transporte Urbano Público (TUP). Para ello se decidió
implementar un cambio en el uso de la calzada dividiendo en Carriles de uso común
y Carriles de uso exclusivo al TUP. Cuando nuestro proyecto toma un nivel de
magnitud como este, es sumamente importante que se analice con la capacidad necesaria para obtener el mejor
resultado, que refleje la intención de la política a implementar.
Convocar a todos los actores interesados
(stakeholders) para buscar el bien común en el cumplimento de los objetivos:
agilizar la circulación vehicular del transporte colectivo de pasajeros,
disminuir la siniestralidad Vial y reducir las emanaciones de CO2 a la
atmosfera.
A los
días de implementar la política de carriles exclusivos y según estudios privado
en esta ciudad se observó que a pesar de lograr los objetivos del proyecto se
manifestaban "daños colaterales". El efecto en los comercios:
El 40%
de los entrevistados en el estudio reconocieron una merma en las ventas.
El 20%
de los entrevistados a dejado en claro la intención de medar el negocio a otra
zona.
Del
restante 80% que no tiene intención de
mudarse, el 28% reconoció que deberá renegociar su contrato de alquiler si
quiere mantenerse en la zona.
Los
rubros más afectados por las bajas en las ventas eran:
Alimentos
(kioscos, panaderías, verdulerías, mini mercados, venta de café, almacenes.):
19%
Otros (quinielas, estacionamientos, estaciones de servicio, videoclubes): 19%
Artículos del Hogar y Personales (librerías, kioscos de revistas, venta de insumos de iluminación, amueblamientos, pinturerías): 18,3%
Otros (quinielas, estacionamientos, estaciones de servicio, videoclubes): 19%
Artículos del Hogar y Personales (librerías, kioscos de revistas, venta de insumos de iluminación, amueblamientos, pinturerías): 18,3%
La Organización (en este caso la Administración Municipal) "compra" un problema a futuro por no haber tenido en cuenta a un grupo de interesados
(stakeholders).
¿Es
necesario asumir este costo extra en la Gestión e nuestro Proyecto?
La
respuesta es NO, definitivamente no, o nos estaríamos mintiendo al reconocer
algún éxito en el logro de los objetivos, y estamos generando un daño a la
Organización con nuestro error.
¿ Cual
creen que será el poder de influencia de estos interesados (stakeholders)
dejados fuera de la consideración, para afectar el "éxito" del
Proyecto?
El poder
de influencia debe analizarse en la etapa de Planificación, ahora solo sería
una medida de mitigación a un error grave. Como dije antes, afectar la idea de
éxito es mentirnos y causas un daño a la Organización.
¿En qué
grupo enmarcarían a este sector de interesados (stakeholders)? ¿era
realmente importante identificarlos?
Es
importante visibilizarlos como usuarios del espacio en el cual se ha de
emplazar nuestro proyecto, y adquirían protagonismo como interesados (stakeholders) porque están en posición de ganar o perder con nuestro Proyecto. Dado que es
probable que su poder de afectación al proyecto crezca con la magnitud de los
daños que le ocasione a ellos este y que en el tiempo se conviertan en un grupo
de resistencia a intervenciones que la Organización, esto es definitivamente un "costo extra" que debemos pagar por este tipo de errores u omisiones y que seguramente pesaran de manera negativa a la hora de evaluar la Gestión del Proyecto.
La
importancia de no caer en estos errores y consultar a un Project Management con
la experiencia suficiente será la diferencia entre el éxito (real) de un
Proyecto y la mera persecución de los objetivos del mismo.
