Esta etapa que se caracteriza por la obtención de los
recursos humanos necesarios para concluir el proyecto. Dentro del esquema de
Gestión de los recursos humanos del Proyecto se presenta la adquisición del
equipo de proyecto con el siguiente proceso (P M I, 2013) :
Entradas.
Factores ambientales de la empresa: Se considera en general,
que los factores que pueden tener impacto en la Gestión de Proyectos son
bastante estable, dentro de ellos, se encuentran, el acceso a Capital para
tener acceso a la tecnología, el acceso a personas.
Acceso a Capital: para tener acceso a herramientas, equipos,
materias primas, todo aquello que no permita desde la planificación, llevar
adelante y garantizar con éxito un Proyecto.
Es responsabilidad del Gerente de Proyectos que se
encuentren debidamente identificadas las necesidades de capital y que las
ofertas garanticen la viabilidad de la ecuación económica del proyecto.
Acceso a Personas: La palabra acceso enfoca directamente a
dos características que debe tener el personal y el proyecto para intentar el
mejor resultado. Contar con el personal capacitado para las tareas, y que el
mismo, en número, sea suficiente.
Acceso a la tecnología: No siempre es un problema que la
tecnología sea escasa o de alto costo, habrá que considerar el hecho de contar
con personal capacitado para el uso de la tecnología que requiere el proyecto.
Cambios ambientales no anticipados: El mercado y sus
variables.
Activos de los procesos de la organización: Fechas, esquemas
laborales, turnos.
Roles y responsabilidades: Importante para definir, dentro
del esqueleto de cada equipo, cual es la función de sus integrantes.
Organigramas de proyecto: Sea cual fuere la metodología utilizada para
este punto, la clave es asegurar que cada paquete de trabajo tiene un
propietario definido, y que cada miembro del equipo posee roles y
responsabilidades que asume y entiende.
Plan de Gestión de Personal: Debe considerarse describir,
cuando y como se satisfacen los requisitos del personal. Se trata de un plan
que debe actualizarse en el proceso, con objetivo al reclutamiento y la
capacitación.
Herramientas y Técnicas.
Asignación Previa.: Asignar los recursos por los medios
posibles, recursos de la organización, externos, o equipos virtuales.
Negociación: una de las cuestiones que debemos tener en
cuenta como Gerentes de Proyectos es el hecho de que no siempre tendremos la
posibilidad de formar un equipo partiendo de nada, entonces, dentro de las
condiciones del líder debemos rescatar aquella de negociar con las personas que
se encuentren en posición de suministrar los recursos humanos al proyectos (en general "jefes funcionales"). Y
esto es vital para el Gerente, puesto de la falta de un recurso humano o la
inadecuada asignación de uno, puede impactar directamente en la calidad de la
ejecución del Proyecto, disminuyendo la posibilidad de éxito.
Existen muchas cuestiones que pueden influir sobre la
posibilidad de contar con los recursos humanos adecuados, generalmente la que
manda sobre todas es la económica, entonces es fundamental contar con recursos
alternativos.
Adquisición: tendremos en cuenta si los recursos humanos
serán propios o externos, las locaciones en las cuales se desarrollaran las
actividades, los costos asociados con cada nivel de experiencia necesario, y
cuál será el apoyo que ha de brindar la RRHH a este proceso.
Equipos Virtuales: este punto en particular cobra vida en el
contexto actual, en donde la mayoría de los integrantes de un equipo de
proyecto nos esforzamos por mantenernos comunicados a través de la accesible
variedad de modos que existen a tal fin.
El PMBOK define un equipo virtual como "un grupo de
personas con un objetivo común quienes cumplirán sus funciones y en donde las
reuniones de trabajo en persona serán pocas o nulas". Pero, como gerentes
de proyecto debemos considerar la posibilidad de tener al menos una reunión
presencial, en general la primera.
Salidas.
Asignaciones del personal del proyecto: Estará en función
del área y del tamaño del proyecto, está alimentado por los resultados de las
etapas de adquisición de personal, horarios, cumplimiento y seguridad.
Disponibilidad de recursos: para su integración al equipo de
trabajo. Como mencionamos anteriormente, hoy en día las posibilidad de disponer de un recurso
crece exponencialmente por la conectividad, pero en este sentido debemos
observar que cuando los Gerentes requieren de recursos internos, la
disponibilidad estará sujeta a su capacidad de negociar con los jefes
funcionales, de gestionar con ellos, y planificar, en función de la estructura
orgánica en la cual nos encontremos, cuáles serán las tareas y la carga de
trabajo que tendrá el recursos en el proyecto, o si fuese el caso, en las
actividades simultaneas que realice con distintos jefes de la organización.
Plan de Gestión de Personal (actualizaciones): Las
actualizaciones que han de surgir de la respuesta que obtengamos de los
procesos que realizamos anteriormente. Esto se verá plasmado en la estructura
de distribución de roles propias de la organización y del proyecto.
