Este punto en particular esta inmerso en la Gestión de Recursos Humanos, la cual es realizada al cierre en la etapa de Planificación, en donde se decide como se ha de gestionar los recursos humanos, se destacan dos puntos, el primero la adquisición y en segundo lugar la gestión de proyectos, podemos hablar de las diversas entradas, herramientas y salidas del proceso, pero me gustaría reflexionar sobre la adquisición de recursos humanos. Para quienes no estén familiarizados con el proceso repasemos cual es la línea de trabajo que debe seguir el Gerente para conforma su equipo, lo primero y principal es conocer la diferencia entre "formar el mejor equipo para que el Proyecto tenga éxito" y "formar el mejor equipo posible para que nuestro proyecto tenga éxito", algunos se preguntaran ¿cuál es la diferencia?, bien, responderemos esto al final la exposición.
Sabemos que la posibilidad de contar con un recurso necesario, puede venir desde dentro o fuera de la organización. En el caso que intentemos captar un recurso de dentro de la organización deberemos negociar, es decir, los gerentes debemos tener la capacitar de sentarnos con los jefes funcionales y tratar de negociar que una parte o todo el tiempo de este recurso se afecte a nuestro proyecto. Por otro lado, es posible que se requiera de recursos externos, en cuyo caso se puede presentar que este recurso no coincida geográficamente con el lugar donde se desarrollará el proyecto, allí es donde debemos incluir el concepto que desarrollaremos a continuación, estaremos en posición de liderar un "equipo virtual".
La guía PMBOK define a los equipos virtuales como:
"Un grupo de personas con un objetivo común quienes cumplirán sus funciones y en donde las reuniones de trabajo en persona serán pocas o inexistentes”
Los equipos virtuales se caracterizan por no compartir espacio y tiempo, las actividades se manejan haciendo uso de las diversas herramientas proporcionadas por internet.
La guía PMBOK sugiere que se defina el uso o no de herramientas de equipos virtuales en la etapa de ejecución, en el momento de la adquisición del equipo. Pero, muchos recomiendan tomar esta decisión en la etapa de planificación, sobre todo por estar atada a la tecnología, ya que esto deja prevenir tareas y da ventajas en la implementación de la modalidad.
Martin Hoegl, Holger Ernst y Frank Siebdrat realizaron estudios sobre equipo de trabajo virtuales y de ello obtuvieron interesantes conclusiones:
Cuando gestionamos equipos virtuales debemos prestar especial atención a la existencia de potenciales problemas de comunicación, a que no se generen conflictos innecesarios debido la falta de relaciones de compañerismo y a diferencias culturales, y sobre todo que exista confianza entre los miembros del equipo, y del equipo para con el Gerente de Proyecto, tener en cuenta los usos horarios, el idioma requerido para las comunicaciones, ya que es posible que si estamos en diversas partes del mundo y debemos establecer una comunicación en tiempo real, debamos llevar una agenda de uso horarios para que nuestras comunicaciones y exigir el manejo de un determinado idioma.
Si logramos gestionar estas cuestiones y nos preparamos correctamente para gerenciar un "equipo virtual" obtendremos interesantes beneficios al usar esta modalidad, tendremos la oportunidad de proveer al proyecto de recursos humanos con conocimientos de diversa formación académica y laboral, es decir tendremos gente con diversidad de formación y con experiencia en distintas situaciones de mercados, podemos bajar los costos de movilización de recursos, cambiando estos por eventuales gastos de viáticos en caso que se requiera la movilidad de algún recurso.
Ahora, volvamos al cuestionamiento que planteamos al inicio ¿"formar el mejor equipo para que el Proyecto tenga éxito" o "formar el mejor equipo posible para que nuestro proyecto tenga éxito"?, después de lo leído ¿ustedes que piensan?, ¿será necesario plantearnos el límite de lo posible?, ¿o podemos cada vez mas eliminarlo en función de las infinitas posibilidades de relacionarnos que provee el alto grado de conectividad que existe actualmente?.
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